Foire aux Questions LBS test 1

Foire aux Questions (FAQ) sur LBS Suite

Gestion des Prix et Tarifs

Q: Est-il possible d'attribuer une liste de prix unique à plusieurs clients et que la modification d'un prix se répercute automatiquement sur tous les clients concernés ?

R: Non, les listes de prix ne sont pas gérées dans la Configuration globale mais plutôt individuellement dans chaque fiche client (Onglet Tarifs). Il n'est pas possible de reporter une liste de prix pour différents clients ; vous devez les entrer pour chaque client.

Q: Existe-t-il des options pour simplifier la gestion des tarifs entre plusieurs clients ?

R: Oui, vous pouvez créer des tarifs par défaut dans la configuration de chaque société (onglet Données par défaut). Dans la fiche client, vous pouvez ensuite importer tous les tarifs par défaut ou une sélection de ces tarifs (via un clic droit sur la liste des tarifs). Vous pouvez également importer les tarifs d'une autre fiche client ou exporter les tarifs vers plusieurs autres fiches clients.

Q: Comment garantir que les changements de prix se répercutent sur d'autres tarifs au sein d'une même fiche client ?

R: Au sein d'une même fiche client, vous pouvez créer des tarifs proportionnels; la modification du tarif de référence sera alors reportée sur les tarifs proportionnels au prorata.

Q: Comment les écarts de prix dus aux arrondis lors de la création de factures XML (e-invoices) peuvent-ils être évités ?

R: L'écart est dû à un problème d'arrondi. Pour éviter cet inconvénient, il est nécessaire de saisir manuellement un taux forfaitaire (flat rate/forfait) pour chaque commande concernée. Il est également recommandé de configurer le nombre de décimales à 5.

Gestion des Documents et Fichiers

Q: Comment configurer l'envoi de fichiers au client via le web à partir d'une commande ?

R: Vous devez utiliser le modèle d'e-mail "WEB Client - Envoi de fichiers au client par le web à partir d'une commande" et y inclure la balise [%FICJOINT%] qui représente le lien vers le téléchargement du fichier.

Q: Quelle est la limite de taille pour le téléchargement de fichiers via le portail ?

R: La limite de taille est de 2 Go. Cette limite s'applique également aux messages envoyés à un contact via le portail.

Q: Le téléchargement de fichiers via le Web est-il immédiat ?

R: La copie du fichier est assez rapide en fonction de sa taille, mais vous devez attendre qu'un processus se lance, généralement toutes les 5 ou 10 minutes, avant de pouvoir importer les fichiers dans la commande. Ce délai peut être réduit si nécessaire.

Q: Les clients ont-ils besoin d'un compte sur la plateforme pour la livraison Web ? R: Oui, pour la livraison WEB, le contact client doit avoir un compte web.

Q: Comment récupérer les fichiers livrés par les fournisseurs via le portail ?

R: Lorsque le fournisseur livre ses fichiers sur le portail, ils se copient automatiquement dans le répertoire des livraisons fournisseur du projet.

Problèmes d'Intégration Logicielle (Outlook, MemoQ)

Q: Que faire si le module LBS est désactivé dans Outlook ?

R: Ce problème survient souvent lorsque le module est bloqué par Outlook si son chargement est trop long. Les étapes recommandées sont :

1. Fermer tous les logiciels ouverts (Outlook, LBS, Word, Excel, SDL, etc.) et relancer Outlook.

2. Si le module n'apparaît toujours pas, redémarrer l'ordinateur et attendre que tous les logiciels se chargent complètement avant d'ouvrir Outlook.

3. Assurez-vous également qu'Outlook est configuré comme l'application de messagerie par défaut sur le poste.

Q: Comment résoudre un problème de création de projet MemoQ qui échoue ou qui est lent lors de l'utilisation de fichiers volumineux (ex: PPT) ?

R: Si un projet MemoQ ne peut pas être créé via LBS pour des fichiers volumineux (même s'il fonctionne directement dans MemoQ), cela peut indiquer un problème de compatibilité ou de configuration des filtres MemoQ pour l'importation de fichiers (comme les PowerPoint). Des mises à jour LBS sont souvent nécessaires pour corriger ces bugs.

Q: Comment faire pour que les documents de révision s'enregistrent dans le dossier du réviseur plutôt que celui du traducteur ?

R: Ce cas se produit uniquement lorsqu'il y a une traduction et une relecture liées dans un projet MemoQ. Le problème doit être corrigé dans une prochaine mise à jour. En attendant la mise à jour, vous pouvez soit laisser les fichiers dans le dossier du traducteur, soit les copier manuellement dans l'autre répertoire.

Q: Comment trouver les tarifs d'un fournisseur sans ouvrir chaque prestation dans sa fiche ?

R: Vous pouvez utiliser la fonction "Recherche de fournisseurs" disponible dans le menu "Gestion de projets" du tableau de bord. Cette recherche permet de trouver les fournisseurs selon certains critères et présente les tarifs ainsi que le nombre de prestations réalisées de ce type.

Gestion de la Facturation et Comptabilité

Q: Comment annuler l'état "succès" mis par erreur sur un devis ?

R: Si un devis est marqué comme "succès", cela signifie qu'une commande a été créée à partir de ce devis. Pour décocher le statut "succès" du devis, vous devez d'abord supprimer la commande associée. Vous pouvez retrouver la commande en effectuant une recherche par le critère "N° Devis = [numéro du devis concerné]".

Q: Que faire si un avoir fournisseur ne se déduit pas automatiquement d'une facture ?

R: Dans LBS, la gestion des factures fournisseurs diffère de celle des clients. Pour une remise, il faut créer un avoir du montant de la remise. Si la facture a déjà été réglée, vous devez d'abord supprimer le règlement fournisseur, puis modifier l'avoir. Ensuite, pour le règlement, vous devrez régler la facture initiale avec l'avoir, souvent par un règlement partiel où le solde sera imputé dans la facture